ระบบส่งออเดอร์เข้าครัวอัตโนมัติ: แยกครัว แยกบาร์ ทำงานยังไง และร้านแบบไหนควรใช้

ระบบกระจายออเดอร์ร้านอาหาร คือระบบที่รับออเดอร์จากโต๊ะ แล้วส่งแต่ละรายการไปยังจุดที่ต้องทำรายการนั้นโดยอัตโนมัติ อาหารไปครัว เครื่องดื่มไปบาร์ ส่วนบิลและใบเสร็จออกที่แคชเชียร์ โดยไม่ต้องมีคนเดินถือกระดาษหรือตะโกนบอกกัน

ฟังดูเป็นเรื่องเล็ก แต่ในร้านที่มีครัวกับบาร์แยกกัน หรือมีจุดทำอาหารหลายจุด เช่น ครัวร้อน เคาน์เตอร์ซูชิ และบาร์น้ำ การส่งออเดอร์ให้ถูกที่คืองานที่เกิดขึ้นทุกโต๊ะ ทุกครั้งที่ลูกค้าสั่ง และมักเป็นจุดที่ออเดอร์ตกหล่นตอนร้านเต็ม

ด้านล่างจะเล่าว่าระบบแบบนี้ทำงานยังไง ต้องเตรียมอะไรบ้าง ถ้าเครื่องพิมพ์มีปัญหาจะเกิดอะไรขึ้น และร้านแบบไหนยังไม่จำเป็นต้องใช้

ร้านส่วนใหญ่เริ่มจากวิธีเดียวกัน พนักงานจดออเดอร์ที่โต๊ะ แล้วเดินไปส่งที่ครัว ถ้ามีเครื่องดื่มก็ต้องแวะบาร์อีกที วิธีนี้ใช้ได้ดีตอนร้านยังไม่ยุ่ง แต่พอร้านเต็ม ปัญหาจะเริ่มซ้อนกัน

กระดาษใบเดียว แต่ต้องไปสองที่ — โต๊ะสั่งต้มยำกับชาไทย พนักงานต้องจำว่าต้องบอกบาร์ด้วย ถ้าลืม อาหารออกแล้วแต่เครื่องดื่มยังไม่มา

ลายมือและคำย่อ — ครัวต้องเดาว่าคำที่จดรีบ ๆ หมายถึงอะไร โดยเฉพาะหมายเหตุอย่าง "ไม่เผ็ด" หรือ "ไม่ใส่ผักชี" ที่มักหายไประหว่างทาง

ตะโกนสั่งในครัว — บางร้านใช้วิธีบอกด้วยเสียง ซึ่งเร็วตอนคนน้อย แต่ตอนเสียงดังและออเดอร์เข้าพร้อมกันหลายโต๊ะ ก็มีโอกาสได้ยินผิดหรือไม่ได้ยินเลย

ไม่รู้ว่าออเดอร์ถึงครัวหรือยัง — พอลูกค้าถามว่าอาหารได้หรือยัง ก็ไม่มีใครตอบได้ทันที

ปัญหาพวกนี้ส่วนใหญ่ไม่ใช่เพราะพนักงานทำงานไม่ดี แต่เพราะออเดอร์ต้องผ่านหลายมือกว่าจะถึงคนทำ

หลักการไม่ซับซ้อน ร้านตั้งไว้ครั้งเดียวว่าเมนูหมวดไหนต้องไปทำที่ไหน จากนั้นระบบก็ส่งตามนั้นทุกครั้ง

เช่น ร้านอาหารไทยที่มีบาร์น้ำแยก อาจตั้งแบบนี้

อาหารจานหลัก ต้ม ผัด แกง ทอด — ส่งไปเครื่องพิมพ์ในครัว

เครื่องดื่ม กาแฟ ชา น้ำผลไม้ เบียร์ — ส่งไปเครื่องพิมพ์ที่บาร์

ของหวาน — ถ้าร้านทำของหวานที่บาร์ ก็ตั้งให้ไปบาร์ ถ้าทำในครัวก็ตั้งให้ไปครัว

สมมติโต๊ะ 5 สั่งผัดกะเพรา ต้มยำกุ้ง ชาไทยเย็น และน้ำมะนาวในรอบเดียว ระบบจะแยกเป็นสองใบ ใบแรกออกที่ครัว มีผัดกะเพรากับต้มยำกุ้ง อีกใบออกที่บาร์ มีชาไทยกับน้ำมะนาว แต่ละใบระบุโต๊ะ รอบที่สั่ง และเวลาที่สั่ง ครัวไม่ต้องเห็นรายการเครื่องดื่ม บาร์ก็ไม่ต้องเห็นรายการอาหาร

ส่วนบิลเรียกเก็บเงินและใบเสร็จจะออกที่เครื่องพิมพ์ของแคชเชียร์ ไม่ปนกับใบออเดอร์ในครัว

ร้านที่มีมากกว่าสองจุดก็ใช้หลักเดียวกัน เช่น ร้านอาหารญี่ปุ่นที่แยกเคาน์เตอร์ซูชิ ครัวร้อน และบาร์ แต่ละจุดมีเครื่องพิมพ์ของตัวเอง และได้เฉพาะรายการที่ตัวเองต้องทำ

ออเดอร์ในร้านมักมาจากสองทาง ลูกค้าสแกน QR ที่โต๊ะแล้วสั่งเองจากมือถือ หรือพนักงานรับออเดอร์ให้ลูกค้าที่ไม่สะดวกใช้มือถือ ถ้าสองทางนี้อยู่คนละระบบ ครัวก็ต้องคอยดูสองที่ แล้วก็กลับมาสับสนเหมือนเดิม

ทางที่ดีคือให้ทั้งสองทางเข้าระบบเดียวกัน ออเดอร์ที่ลูกค้ากดเองจากระบบสั่งอาหารผ่าน QR กับออเดอร์ที่พนักงานกดจากมือถือของร้าน ถูกแยกตามหมวดเมนูเหมือนกัน และออกที่เครื่องพิมพ์เดียวกัน ครัวไม่ต้องสนใจว่าออเดอร์มาจากทางไหน รู้แค่ว่าต้องทำอะไรให้โต๊ะไหน

ร้านจึงเลือกได้ว่าจะให้ลูกค้าสั่งเองทั้งหมด ให้พนักงานรับออเดอร์เหมือนเดิม หรือใช้ทั้งสองแบบ ฝั่งครัวทำงานแบบเดียวกันทุกกรณี ถ้ายังตัดสินใจไม่ได้ว่าแบบไหนเหมาะกับร้าน ลองอ่านข้อดีข้อเสียของการให้ลูกค้าสั่งเองเทียบกับพนักงานรับออเดอร์

เครื่องพิมพ์ครัวที่ร้านส่วนใหญ่ใช้คือเครื่องพิมพ์ความร้อน (thermal printer) แบบเดียวกับเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ ไม่ต้องใช้หมึก และพิมพ์ใบสั้น ๆ ได้เร็ว ก่อนซื้อเครื่องหรือเลือกระบบ มีไม่กี่เรื่องที่ควรเช็ก

การเชื่อมต่อ — เครื่องพิมพ์ในครัวและบาร์มักต่อเข้าเครือข่ายของร้านผ่าน Wi-Fi หรือสาย LAN ควรตั้ง IP ของเครื่องพิมพ์ให้คงที่ เพื่อไม่ให้ระบบหาเครื่องไม่เจอเมื่อเราเตอร์รีสตาร์ต บางระบบรองรับเครื่องพิมพ์ Bluetooth ด้วย ซึ่งเหมาะกับจุดที่อยู่ใกล้อุปกรณ์ที่สั่งพิมพ์

ขนาดกระดาษ — มีทั้ง 58 มม. และ 80 มม. กระดาษ 80 มม. อ่านง่ายกว่าเมื่อออเดอร์ยาว

ภาษาไทย — ไม่ใช่เครื่องพิมพ์ทุกรุ่นที่พิมพ์ภาษาไทยออกมาถูกต้อง ควรทดสอบพิมพ์ชื่อเมนูภาษาไทยจริงของร้านก่อนเปิดใช้งาน

ทดสอบกับเครื่องที่จะใช้จริง — ถึงเครื่องพิมพ์ส่วนใหญ่จะใช้มาตรฐานเดียวกัน แต่แต่ละรุ่นก็มีรายละเอียดต่างกัน ทางที่ปลอดภัยที่สุดคือทดสอบกับเครื่องจริงตั้งแต่ตอนติดตั้ง ไม่ใช่ตอนร้านเปิดแล้ว

คำถามที่เจ้าของร้านควรถามทุกระบบคือ ถ้ากระดาษหมด เครื่องพิมพ์ดับ หรือ Wi-Fi หลุดตอนร้านเต็ม ออเดอร์จะไปอยู่ที่ไหน

ระบบไม่ควรปล่อยให้ใบออเดอร์หายไปเงียบ ๆ อย่างน้อยควรมีคิวที่เก็บใบไว้รอพิมพ์ มีการลองพิมพ์ใหม่เอง และมีการแจ้งให้คนในร้านรู้เมื่อพิมพ์ไม่ออก

อีกเรื่องที่คนมักลืมคือการพิมพ์ซ้ำ ถ้าระบบพิมพ์ใบเดิมซ้ำเองโดยไม่มีใครรู้ ครัวอาจทำออกมาสองจาน ระบบที่ระวังเรื่องนี้จะไม่พิมพ์ซ้ำเองเมื่อไม่แน่ใจว่าใบนั้นออกไปแล้วหรือยัง แต่ให้พนักงานเป็นคนเลือก

พูดกันตรง ๆ ไม่มีระบบไหนรับประกันได้ว่าเครื่องพิมพ์จะไม่มีปัญหาเลย ระบบช่วยให้รู้ตัวเร็วและแก้ง่ายขึ้น แต่ร้านก็ยังควรมีกระดาษสำรอง และพนักงานควรรู้ว่าเวลามีแจ้งเตือนต้องดูตรงไหน

เรื่องหนึ่งที่ไม่ค่อยมีใครพูดถึง คือใบออเดอร์ไม่ได้วิ่งจากมือถือลูกค้าไปที่เครื่องพิมพ์ในครัวตรง ๆ ต้องมีเครื่องในร้านเป็นตัวส่งงานไปที่เครื่องพิมพ์ แต่ละระบบทำเรื่องนี้ไม่เหมือนกัน และสำคัญมากสำหรับร้านที่ให้ลูกค้าสั่งผ่าน QR เป็นหลัก

ใน BkkBoost Dine ตัวส่งงานพิมพ์คือมือถือหรือแท็บเล็ต Android ของร้าน ซึ่งทำได้สองแบบ

ผ่านแอปของพนักงาน — เมื่อมีพนักงานเปิดแอป Dine บน Android อยู่ แอปจะรับงานพิมพ์ไปส่งที่เครื่องพิมพ์ให้

ผ่าน Print Station — ใช้มือถือ Android 9 ขึ้นไปหนึ่งเครื่อง เสียบชาร์จทิ้งไว้ในร้าน คอยพิมพ์ใบออเดอร์ครัวอยู่เบื้องหลัง ถึงจะไม่มีพนักงานคนไหนเปิดแอปอยู่ก็ตาม

ข้อควรรู้คือ ถ้าร้านไม่มี Print Station ออเดอร์ที่ลูกค้าสั่งผ่าน QR จะพิมพ์ออกเมื่อมีแอปพนักงานบน Android เปิดอยู่เท่านั้น และตัว Print Station เองก็ต้องเปิดเครื่อง เสียบชาร์จ และต่ออินเทอร์เน็ตไว้ตลอดเวลาที่ร้านเปิด ส่วน iPhone และ iPad ใช้ดูข้อมูลหลังร้านได้ แต่สั่งพิมพ์ไม่ได้

ลองนึกภาพร้านอาหาร 20 โต๊ะในคืนวันศุกร์ ลูกค้าเต็มเกือบทุกโต๊ะ ร้านมีเครื่องพิมพ์ในครัวหนึ่งเครื่อง ที่บาร์หนึ่งเครื่อง และที่แคชเชียร์อีกหนึ่งเครื่อง

โต๊ะ 3 สแกน QR สั่งยำวุ้นเส้นกับโซดาสองขวด ใบอาหารออกที่ครัว ใบเครื่องดื่มออกที่บาร์ ไม่มีใครต้องเดินไปบอก

โต๊ะ 12 เป็นลูกค้าผู้สูงอายุที่ไม่ถนัดสแกน QR พนักงานเลยรับออเดอร์ด้วยมือถือของร้าน ใบออเดอร์ก็ออกที่ครัวและบาร์เหมือนกัน

โต๊ะ 7 สั่งเพิ่มเป็นรอบที่สาม ใบใหม่ระบุว่าเป็นรอบที่สามของโต๊ะ 7 ครัวรู้ทันทีว่าเป็นของสั่งเพิ่ม ไม่ใช่ใบเดิม

ระหว่างนั้นกระดาษที่บาร์หมด ใบเครื่องดื่มที่พิมพ์ไม่ออกยังค้างอยู่ในระบบ ระบบลองพิมพ์ใหม่เป็นระยะ และขึ้นให้พนักงานเห็นว่ามีใบที่ต้องตรวจสอบ พอเปลี่ยนกระดาษก็สั่งพิมพ์ใหม่ได้ ถ้าใบไหนระบบไม่แน่ใจว่าพิมพ์ออกไปแล้วหรือยัง พนักงานเป็นคนเลือกว่าจะพิมพ์อีกครั้งหรือไม่

สิ่งที่เปลี่ยนไปไม่ใช่ว่าร้านจะหายยุ่ง แต่คือข้อมูลออเดอร์ไม่ต้องพึ่งความจำและการเดินของพนักงานอีกต่อไป พนักงานจึงมีเวลาไปเสิร์ฟและดูแลลูกค้ามากขึ้น

ระบบส่งออเดอร์เข้าครัวอัตโนมัติเหมาะกับร้านแบบนี้มากที่สุด

มีครัวกับบาร์แยกกัน — หรือมีจุดทำอาหารมากกว่าหนึ่งจุด ยิ่งมีหลายจุด การส่งออเดอร์ด้วยมือก็ยิ่งมีโอกาสตกหล่น

มีช่วงพีคที่ออเดอร์เข้าพร้อมกันหลายโต๊ะ — ยิ่งพนักงานยุ่ง การเดินส่งออเดอร์ยิ่งกินเวลา

ให้ลูกค้าสั่งผ่าน QR — ถ้าลูกค้าสั่งเองได้ แต่ออเดอร์ไม่ไปถึงครัวเอง พนักงานก็ยังต้องคอยดูหน้าจอแล้วจดส่งครัวอีกรอบ ส่วนร้านที่มีแค่เมนู QR ให้ลูกค้าดูอย่างเดียว พนักงานก็ยังต้องจดออเดอร์เองทุกโต๊ะ

ร้านบุฟเฟ่ต์ — ลูกค้าสั่งเพิ่มบ่อยและหลายรอบ การแยกใบตามรอบช่วยให้ครัวตามได้ทัน อ่านเพิ่มเรื่องปัญหาที่ร้านบุฟเฟ่ต์เจอทุกวัน

แต่ก็มีร้านบางแบบที่ยังไม่จำเป็นต้องใช้ หรือควรเลือกระบบแบบอื่น

ร้านเล็กที่ทำทุกอย่างจุดเดียว — คาเฟ่ที่บาริสต้าคนเดียวทำทั้งเครื่องดื่มและขนม หรือร้านอาหารตามสั่งที่เจ้าของรับออเดอร์และทำเองหน้าเตา การแยกออเดอร์ไปหลายจุดแทบไม่ได้ช่วยอะไร เครื่องพิมพ์เครื่องเดียวหรือแม้แต่การจดก็อาจเพียงพอ

ร้านที่ต้องการจอแสดงออเดอร์ในครัวแทนกระดาษ — ระบบที่ทำงานด้วยใบพิมพ์จะไม่ตอบโจทย์ ควรมองหาระบบที่มีจอแสดงผลในครัว (KDS) โดยเฉพาะ

ร้านที่อินเทอร์เน็ตไม่เสถียร — ระบบที่ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ตต้องการ Wi-Fi ที่ใช้งานได้ตลอดเวลาเปิดร้าน ถ้าเรื่องนี้ยังไม่พร้อม ควรแก้ก่อนเปลี่ยนระบบ

BkkBoost Dine เป็นระบบสั่งอาหารและ POS สำหรับร้านอาหารในไทย เรื่องการส่งออเดอร์เข้าครัวและบาร์ทำงานแบบนี้

แยกตามหมวดเมนู — ร้านกำหนดว่าหมวดไหนออกเครื่องพิมพ์ไหน และกำหนดแยกเป็นรายเมนูได้เมื่อมีเมนูที่ต้องไปจุดอื่น เครื่องพิมพ์หนึ่งเครื่องรับได้หลายหมวด แต่แต่ละหมวดควรผูกกับเครื่องพิมพ์เครื่องเดียว

QR และพนักงานใช้เส้นทางเดียวกัน — ออเดอร์จากลูกค้าและจากพนักงานพิมพ์ออกแบบเดียวกัน สั่งหนึ่งรอบได้หนึ่งใบต่อหนึ่งเครื่องพิมพ์ ระบุโต๊ะ รอบ และเวลา

เครื่องพิมพ์ความร้อนผ่าน Wi-Fi/LAN หรือ Bluetooth — ใช้กระดาษ 58 หรือ 80 มม. ใบออเดอร์ตั้งเป็นภาษาไทย อังกฤษ หรือสองภาษาได้ และทีมงานทดสอบกับเครื่องพิมพ์ของร้านตอนติดตั้ง

ลองพิมพ์ใหม่และแจ้งเตือน — ใบที่พิมพ์ไม่ออกจะถูกลองพิมพ์ใหม่เอง ถ้ายังไม่ออกจะขึ้นให้พนักงานตรวจสอบ เจ้าของร้านเห็นแจ้งเตือนเครื่องพิมพ์ที่มีปัญหาหรืองานพิมพ์ที่ค้างในหน้าภาพรวม และระบบจะไม่พิมพ์ซ้ำเองถ้าไม่แน่ใจว่าใบนั้นออกไปแล้ว

Print Station — มือถือ Android ที่คอยพิมพ์ใบออเดอร์ครัวอยู่เบื้องหลัง แม้ไม่มีใครเปิดแอปพนักงาน

สิ่งที่ Dine ยังไม่มีคือจอแสดงออเดอร์ในครัว (KDS) ครัวทำงานจากใบที่พิมพ์ออกมา และระบบต้องต่ออินเทอร์เน็ตตลอดเวลาที่ร้านเปิด

การพิมพ์ใบออเดอร์เข้าครัวและการแยกเครื่องพิมพ์มีในทุกแพ็กเกจ เริ่มต้นที่ Dine QR (690 บาท/เดือน) ส่วนพนักงานรับออเดอร์เริ่มที่แพ็กเกจ Dine (990 บาท/เดือน) ดูรายละเอียดและราคาของแต่ละแพ็กเกจได้ ค่าติดตั้งรวมอยู่ในค่าบริการรายเดือนแล้ว ทีมงานตั้งค่าเมนู เครื่องพิมพ์ และการแยกครัวให้

ถ้าอยากรู้ว่าร้านของคุณควรแยกเครื่องพิมพ์กี่จุด หรือเครื่องพิมพ์ที่มีอยู่ใช้ได้ไหม ทักมาคุยที่ LINE @bkkboost ได้เลยครับ